Almen effektivitet

Der er fokus på effektivisering af driften i den almene boligsektor, fordi driftsudgifterne over en årrække er steget mærkbart. Høje driftsudgifter resulterer i høje huslejer, hvilket sætter beboernes økonomi under pres.

I 2014 blev der indgået en effektiviseringsaftale mellem KL, BL – Danmarks Almene Boliger og Regeringen. Ifølge aftalen skal sektoren effektivisere driften med 1,5 mia. kr. fra 2014 til 2020. Det blev desuden aftalt, at aftalen er solidarisk. Det vil sige, at der ikke er nogen effektiviseringskrav til de enkelte organisationer eller afdelinger. Det giver god mening, for alle analyser af den almene boligsektor viser, at der er stor forskel på organisationer og afdelingers effektiviseringspotentiale.

Glad-ligeglad-sur

Der er lavet tal for alle landets afdelinger, og de indgår nu som del styringsrapporterne. På denne side kan du finde information om den almene sektors effektivitetstal, eksempler på hvad man kan gøre for at effektivisere, og monitorering af sektorens effektivitetsudvikling.

Tallene er produceret af Effektiviseringsenheden for den almene boligsektor.


 

Udvikling i effektivitet

Boligarealet er fastholdt på 2014 niveau, og de stiplede udgiftslinjer er baseret på budgetter.

Overblik

Overordnede analyseresultater

Driftsudgifter per lejemål

Denne graf viser årlige driftsudgifter per lejemål på konto 109, 110, 111, 112,1, 114, 115 og 117n, dvs. de konti der bruges til at beregne effektivitetstallene. 

Grafen viser de afdelinger i landet der primært har familieboliger og den røde streg indikerer gennemsnittet.

Man kan se af grafen, at der er stor forskel på hvor mange penge der bliver brugt per lejemål.



Udgiftsspredning på konti

Denne graf viser udgifter per lejemål på de forskellige benchmarkede konti og illustrerer, at der også er stor forskel på hvor mange penge der bliver brugt på de forskellige konti. 

  • For hver konto viser grafen udgiftsspændet fra den billigste til den dyreste afdeling.
  • De blå firkantede bokse viser udgifterne for de 50 pct. midterste af afdelingerne.
  • De sorte streger i midten af boksene viser det gennemsnitlige udgiftsniveau. 
  • De lodrette stiplede streger ud fra boksene, viser de øvrige afdelingers udgifter.

 

Effektivitetsspredning i store organisationer

Denne graf viser effektivitetsspredningen for store organisationer, og illustrerer at der også indenfor organisationer er stor forskel på hvor mange penge der bliver brugt per lejemål.

  • Hver af organisationerne er repræsenteret ved en vandret linje.
  • For hver organisation viser grafen effektivitetsspredningen fra den mindst til den mest effektive afdeling.
  • De blå firkantede bokse viser effektivitet for de 50 pct. midterste af organisationens afdelinger.
  • De sorte streger i midten af boksene viser det gennemsnitlige effektivitetsniveau.
  • De stiplede vandrette streger ud fra boksene, viser de øvrige afdelingers effektivitetsniveau.

 

Effektivitetsresultater hele landet

Denne graf viser effektivitetsresultater for alle landets afdelinger.

  • Rød indikerer effektivitetsresultatet på 0-70 pct.
  • Gul indikerer effektivitetsresultat på 70-90 pct.
  • Grøn indikerer effektivitetsresultat på 100 pct.

Den lodrette streg viser gennemsnitlig effektivitet.

Det ses af grafen, at der er stor forskel på effektivitetsresultaterne for landets afdelinger, men at hovedparten af afdelingerne ligger i den gule midtergruppe, og derfor har effektiviseringspotentiale på alle konti på mellem 10 og 30 pct.

Sådan er tallene beregnet

En afdelings effektivitetstal er bedste praksis fratrukket afdelingens effektiviseringspotentiale.

Hvad er bedste praksis?

Bedste praksis er det udgiftsniveau, den billigste, sammenlignelige afdeling har. Ikke alene skal bedste praksis være billigere samlet set, men bedste praksis skal også være billigere på hver af de benchmarkede konti. Dette er en måde at tage hensyn til eventuelle forskelle i konteringspraksis mellem afdelinger.

Hvordan beregnes effektiviseringspotentialet?

Effektiviseringspotentialet beregnes som den procentvise forskel der som minimum er mellem en afdelings udgifter og bedste praksis udgifter. Hvis bedste praksis er 20 pct.
billigere på alle de medtagne konti, vil afdelingens effektiviseringspotentiale være 20 pct. og dens effektivitetstal 80 pct.

Hvilke afdelinger sammenlignes?

Afdelinger skal have samme størrelse, samme boligtyper og være beliggende i samme region for at blive sammenlignet. Afdelinger med primært ungdoms- eller ældreboliger sammenlignes med andre tilsvarende afdelinger i hele landet, for at sikre tilstrækkeligt sammenligningsgrundlag. Hver afdeling benchmarkes mod minimum 30 sammenlignelige afdelinger, men oftest mod langt flere.

Hvilke konti sammenlignes?

For at sikre størst mulig præcision i tallene bruger benchmarkmodellen kun et udvalg af de konti, der indgår i Effektiviseringsaftalen. Disse konti er 109, 110, 111, 112.1, 114, 115, 117, 121 og 122.

Hvilke data bruges?

Tallene er baseret på regnskabsdata, og alle 12 måneders regnskaber fra regnskabsåret 2016 indgår i data. Enkelte regnskaber er frasorteret. Det gælder bl.a. for afdelinger med negative udgifter på én af de medtagne konti, samt afdelingerne med ekstrem lave udgifter.

 

 

 

Dokumentation af data og metode for effektivitetstal

Hvor finder jeg effektivitetstallene?


1.    Åben hjemmesiden Almenstyringsdialog.dk, som er et online redskab til brug for samarbejdet mellem
       kommunale tilsyn og bolig- og administrationsorganisationerne.

2.    Login med dit NemID eller din digitale medarbejdersignatur, via Login-knappen øverst til højre på siden.

3.    Åben boligorganisationens styringsrapport og find effektivitetstallene.


Bemærk:
Effektivitetstallene er ikke tilgængelige for boligorganisationernes beboere via hjemmesiden Almenstyringsdialog.dk. Hvis du vil se tallene for din boligorganisation, skal du i stedet kontakte din boligadministrator, og bede dem om se tallene.

Træt af tal? Mini-guide til dig, der er træt af forvirrende effektivitetstal.

Stop med at tænke på:

Eksterne benchmark, interne benchmark, effektivitetstal, KPIer, besparelsespotentialer og måltal.


Tænk i stedet på:

Stiger vores udgifter mere eller mindre end inflationen?


Smart! Hvad er inflationen?

Inflationen var mellem 1,3 pct. og 2 pct. i år 2014, 2015 og 2016. Er dine udgifter steget mere end det, er du blevet mindre effektiv. Er de steget mindre, er du blevet mere effektiv. Simpelt, ikk?

Eksempler på tiltag som effektive organisationer har gjort

- Øget samdrift, bedre opgavestyring gennem arbejdsplaner, vedligeholdelsesplaner, budgetopfølgning, samt overvejelser om in/outsourcing

- Fælles indkøbspolitik, udbud, forbrugstjek og én indkøbsansvarlig

- Bedre affaldshåndtering - fx molokker og nedlægning af skakte

- Løbende udbud af forsikringer, brug af mægler, forsikringsmæssig gennemgang af bygninger

- Energioptimering af fællesarealer - fx LED-belysning og fjernvarme

- Istandsættelse af fraflyttet lejemål i udbud, opmåling, én ansvarlig

- Bedre forventningsafstemning om serviceniveau med beboere

- Administrative stordriftsfordele fx ved sammenlægning af afdelinger

- Digitale selvbetjeningsløsninger

CASE: Nykøbing F. Boligselskab

”Gør dig fortjent til den løn du får”

Nykøbing F. Boligselskab, 25 afdelinger med 2.099 lejemål, har formået hvad mange forsøger: at effektivisere og sænke huslejen. Og de har endda gjort det flere år i træk. Under det Lise Nørgårdske princip ’Gør dig fortjent til den løn du får’ gik Lis Bentin som nytiltrådt direktør i 2013 i gang med hvad hun kalder en turn-around case. Resultatet er besparelser på 120.000 kroner på telefoni, 100.000 på IT, 611.000 kr. om året på forsikring, 300.000 på el, over 1.1 mio. på renholdelsesudgifter, administrationsbidraget er gået fra 4.558 kr. til 3.237 --- Lis Bentins liste over besparelser er lang, og jeg må bede hende holde inde med opremsningen, jeg kan ikke følge med.


Det handler om medarbejderne 

Lis, som kender Nykøbing F. fra barndomsferier hos bedsteforældrene, spurgte i 2012 sin mand, om det var ok, at hun flyttede hjemmefra mandag til fredag for at blive direktør i Nykøbing F. Boligselskab. Hun fik ’ ok’ hjemmefra og overtog et selskab med stort effektiviseringspotentiale. Det var krisetid, der var tomgangsleje og nøglen til overlevelse var at have fokus på spild, tænke som en helhed og motivere medarbejderne. Den nøgle har resulteret i mange gode tiltag og gjort selskabet til et af landets mest effektive. Selv mener Lis, at medarbejdernes arbejdsglæde er helt central for selskabets effektive drift. Alle medarbejdernes kompetencer og interesser er blevet afdækket, og ud fra det, er der udarbejdet et kompetencekorps, så alle ved hvem der er gode til hvad. Det har betydet, at i stedet for at ringe efter en håndværker ude i byen, så ringer man til en kollega. ”det har styrket samarbejdet og givet en unik arbejdsglæde, og sparer beboerne for en omkostning” siger Lis. Organisatorisk er der skabt en helt flad struktur, hvor mellemled mellem direktør og ejendomsfunktionærer er fjernet. Ejendomsfunktionærerne holder selv styr på deres opgaver. ” Giv ansvar og forvent ansvarlighed” er Lis’ mantra. 


Fra sutsko til støvler – beboerservice deroute

”Det er vores indtryk, at beboerne er rigtig glade for os. Men de har også skulle vænne sig til en række forandringer. Tidligere blev der ryddet sne, så man kunne gå ud i sutsko. Det gør vi ikke længere. Nu opererer vi mere med en ”støvle standard” – eller rettere – vi rydder efter lovgivningens regler”, siger Lis. Men det har til gengæld betydet, at vi har sparet en del timer på snerydning. En anden ting, beboerne har skulle vænne sig til, er, at deres ejendomsfunktionærer løfter i flok – og dermed har et fælles ansvar for alle afdelinger. Det vil sige, at beboerne ikke kan forvente, at det er den samme ejendomsfunktionær, der kommer, når de ringer. Fokus har været at vidensdele for at undgå sårbarhed ved fravær, så stort set alle kender alle afdelinger. Samtidig har det også kompetenceudviklet ejendomsfunktionærerne. ”I min ansættelseskontrakt står der, at jeg skal sørge for medarbejdernes udvikling, og man udvikler sig altså ikke ved at sidde alene på det samme kontor i 20 år” pointerer Lis.


Udvikling, udvikling og udvikling – ellers afvikling.

Til spørgsmålet om hvorvidt ejendomsfunktionærernes løn er rimelig, kigger Lis længe på mig og siger ”mine drenge og piger (ejendomsfunktionærerne, red.) arbejder sindssyg hårdt, så ja nu synes jeg lønningerne er rimelige. De har de sidste par år fået en påskyndelse inden sommerferien – simpelthen fordi de har gjort det så godt. De sparer jo selskabet for ekstremt mange penge ved at påtage sig alt mulig arbejde, som vi ellers skulle tilkøbe udefra”. ”Det er nu indbygget i alles tilgang, at det hedder udvikling, udvikling og udvikling, ellers afvikling” siger Lis. Som selv tager posten med, når hun skal hjem til afdeling 3. ”Det er jo lige på vejen, og er du klar over, hvad det koster at sende et brev??”


Sådan beregnes en afdelings effektiviseringstal

Effektiviseringspotentialet beregnes som den procentvise forskel, der som minimum er mellem en afdelings udgifter og bedste praksis udgifter. Hvis bedste praksis er 20 pct. billigere på alle de medtagne konti, vil afdelingens effektiviseringspotentiale være 20 pct. og dens effektivitetstal 80 pct.

 

Pjece om årets effektiviseringstema

Vejledning til styringsdialog

Pjece om effektivitetstallene - Ofte stillede spørgsmål

Mere viden

Videndelingsforum om effektiv drift
bl.dk/driftsnet

Den almene styringsplatform
lbf.dk/selvbetjeninger/almenstyringsdialog

Aftale om måltal for effektivisering
Se aftalen her

Boligpolitisk aftale om fokus på effektivisering
Se aftalen her

Kontakt

Lars Otto, lao@tbst.dk

Signe Fosgaard, sif@tbst.dk